Виртуальная АТС — что это?

Традиционная телефонная сеть стоит дорого — купить номер, оплатить услуги провайдера, приобрести оборудование. На всё это бизнесу придётся существенно потратиться. Виртуальная АТС не требует таких вложений, а работает лучше. Разбираемся, что это такое и как её подключить.

Что такое виртуальная АТС#

Виртуальная АТС или IP-телефония — это телефония, в которой сигнал передается не по проводам, а через интернет.

Для виртуальной АТС не нужно дорогостоящее оборудование и специальное техническое обслуживание. Пользователь подключается с помощью шлюзов — физических устройств, которые напоминают роутер, — или программного обеспечения.

Виртуальные АТС:

— используют многоканальные номера, голосовую почту и коллтрекинг;

— уведомляют о звонках в нерабочее время, чтобы потом можно было перезвонить;

— распределяют звонки, если возникла очередь. Приоритетно они отправляются наименее загруженному менеджеру;

— записывают и анализируют звонки;

— интегрируются с популярными CRM;

— позволяют проводить конференции внутри компании и устанавливать виджет для звонка на сайте.

Для работы с виртуальной АТС нужен компьютер со специальной программой, например, Jivo, доступ в интернет, наушники с микрофоном. Можно применять IP-телефонию, даже если сотрудники находятся в разных городах и странах — детальная статистика будет стекаться в единое «облако».

Работает это так: клиент звонит на ваш номер, его звонок попадает в виртуальную АТС, обрабатывается и перенаправляется на менеджера или в отдел.

Почему виртуальные АТС лучше аналоговых#

Традиционная АТС – это комплекс дорогостоящего оборудования, которое требует постоянного ухода. Чтобы её разместить, нужно отдельное помещение, а для обслуживания — технический персонал. Поэтому современные бизнесы все чаще выбирают IP-телефонию. Облачные сервисы отличаются гибкостью, легко масштабируются и их можно быстро подстроить под бизнес-задачи.

Преимущества виртуальных АТС:

Масштабируемые. К облачным решениям можно подключить неограниченное число сотрудников, а изменения вносить легко. Добавить или убрать абонентов, поменять всю структуру в связи с кадровыми перестановками не сложнее, чем поменять настройки в CRM-системе.

Не привязаны к физическому адресу. Облачные АТС объединяют в единую сеть все филиалы компании и удалённых сотрудников, независимо от того, где они находятся. Чтобы принимать звонки, достаточно интернета. Команда может оставаться на связи из дома или командировки, а компания — менять физический адрес, сохраняя номер телефона, который знают клиенты.

Многофункциональные. На рынке есть многопользовательские облачные платформы. Это не только удобные решения для организации связи, а комплексные продукты. Они помогают эффективнее управлять бизнесом, повышать продажи и получать подробную аналитику обо всех бизнес-процессах.

Как подключить АТС#

Прежде чем получить доступ к виртуальной АТС, нужно оплатить виртуальный номер и выбрать провайдера.

Подключить виртуальный номер просто — выберите подходящий формат, комбинацию цифр (код города, 800 и т. д.) и оплатите услугу. 

При выборе провайдера обращайте внимание на следующие моменты:

— репутация — анализ рынка и предложений, изучение отзывов;

— определение набора необходимых услуг в зависимости от специфики деятельности и реальных потребностей вашей компании;

— выбор подходящего тарифа − базового или расширенного.

После того как вы оплатите услуги провайдера, вам дадут доступ к виртуальной АТС, и её нужно будет настроить.

Настройка виртуальной АТС#

Эффективность виртуальной АТС зависит от качества настройки и интеграции с другими бизнес-инструментами. Порядок действий при работе с разными системами может отличаться, но есть общие шаги.

1. Назначьте внутренние телефонные номера. Их нужно настраивать под каждого из ваших сотрудников. Сначала вы задаёте телефон, который будет основой для исходящей маршрутизации. Затем выставляете путь переадресации, прописываете ограничения на исходящие звонки и определяете уровень доступа абонента в облачной АТС — для этого привязываете сотрудника к личному кабинету пользователя.

2. Подготовьте расписание для АТС в рабочее и нерабочее время. По умолчанию системой предусмотрен режим работы в формате 24/7. Вы можете изменить его в зависимости от специфики работы вашей организации.

3. Настройте очереди. Установите порядок обработки номеров, обзвон и временной промежуток между звонками.

4. Подключите дополнительные инструменты. Задайте параметры голосового меню, определите порядок работы с «чёрными» и «белыми» списками, загрузите звуковые файлы для приветствия.

5. Задайте дополнительных параметры работы АТС. Например, часовой пояс, в котором работает телефонная станция.

Виртуальная АТС легко интегрирует в единую сеть любое количество сотрудников, помогает контролировать бизнес-процессы и повышать клиентоориентированность. Поэтому она — лучшее решение для корпоративной коммуникации.